O que fazer diante da confirmação de um caso de Covid-19 na Academia?

A confirmação de um caso de Covid-19 na academia, studio ou assessoria esportiva é o pesadelo que nenhum gestor quer passar. Contudo, sabemos que, por maiores que sejam os cuidados, não estamos livres de passar por uma situação dessas. Afinal, pesquisas apontam que 45% dos casos de Covid-19 são assintomáticos.

Para ajudar os leitores do nosso blog que estão a frente de academias, studios ou grupos de atividade física, fomos buscar o relato de um caso real ocorrido em uma academia em Auckland, na Nova Zelândia.

A academia descobriu que um usuário contaminado com COVID-19 havia participado de três aulas em grupos nas 18 horas que antecederam o diagnóstico.

Partindo de um plano de ação preparado para lidar com essa situação, a equipe da academia Takapuna conseguiu identificar e rastrear os 86 usuários haviam tido contato com a pessoa diagnosticada e conseguiu permanecer aberta mesmo com o ocorrido. Confira abaixo algumas das ações seguidas pela academia para gerir a crise.

Planejamento prévio

De acordo com a equipe da Takapuna, um fator preponderante no sucesso na gestão da crise foi a preparação prévia para a situação. A equipe já possuía um plano de ações a ser seguido, caso um de seus usuários ou colaboradores fosse diagnosticado com Covid-19.

Neste ponto, a academia já havia preparado as mensagens serem enviadas aos usuários e colaboradores. Desta forma, o cuidado com as mensagens e toda sensibilidade da comunicação estava resolvida no momento mais sensível da situação.

Comunicação

Manter a comunicação ativa com clientes e colaboradores foi chave para garantir que todos estivessem informados e se sentissem cuidados, assim como para evitar a disseminação de informações incorretas.

Diante de um momento crítico como era a situação, os gestores sabiam da importância dos usuários ficarem cientes e atualizados do ocorrido, através de uma comunicação direta da academia. Portanto, agir rápido foi fundamental para que a notícia chegasse primeiro aos usuários através dos canais oficiais da academia.

Outro ponto relevante para o sucesso na gestão da crise foi orientar os colaboradores para manterem a comunicação alinhada com as mensagens oficiais da academia. Os instrutores e professores são quem mais tem contato com os usuários, portanto, estes tinham um único gestor como ponto focal para buscar informações que eram repassadas aos usuários. Dessa forma, evitou-se ruído e informações imprecisas.

Tranquilize os usuários

Naturalmente, depois de um caso de Covid-19 ser identificado os usuários ficam receosos em visitar a academia. De acordo com um dos gestores envolvidos na gestão da crise, a academia observou uma queda de 58% na frequência dos usuários. Passado o período mais crítico e a verificação de que não houve contaminação de outras pessoas, a ocupação retornou a 90% do momento pré-crise.

De acordo com a direção da academia, a situação se assemelhou com o momento da reabertura após o fechamento temporário durante o pico da pandemia. Na reabertura, apenas 60% dos usuários retornaram imediatamente, mas após três semanas, esta audiência já chegava a 95%.

Covid-19 na Academia Takapuna: Principais Aprendizados Compartilhados

• Esteja à frente da situação e pronto para agir. Seja pró-ativo e não reativo.
• Tenha um plano de comunicação pronto para colocar em prática e orientado a cada grupo: usuários, colaboradores, personal trainers, fornecedores e entidade de saúde. Mantenha todos atualizados da evolução da situação.
• Estabeleça um ponto focal único de informação, eleja alguém para ser o porta-voz das informações.
• Garanta que seu sistema de agendamento e controle de usuários esteja funcionando corretamente para garantir o rastreio dos possíveis contatos.
• Acompanhe a recuperação do primeiro usuário contaminado e demais casos.
• Comunique amplamente os seus usuários sobre as rotinas de higienização aplicados após a descoberta do caso.

Torcemos para que você gestor não tenha que passar por esta situação, mas é sempre bom saber como lidar com o fato, caso a situação ocorra.

Durante a pandemia a We Care.Fitness implementou o agendamento e reserva de horários pelo App, além de realizar o check-in do usuário na academia completamente sem contato. Mantenha o controle dos usuários que entram na academia, mesmo com sua catraca desligada, e tenha um registro de todos que a visitaram por dia e horário.

Se quiser descobrir como podemos ajudar sua academia ou studio a manter-se à frente da Covid-19, solicite uma demonstração da plataforma pelo formulário abaixo.

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